会议室由于其功能的特定性，必须具有良好的语言清晰度，除了需要配备良好的音响设备外，还必须进行声学设计，提供良好的声学环境。
会议室主要是对语言的清晰度要求比较高，音响的扩声主要是中高频，多数会议我们甚至把低频切掉，为使室内的混响时间都达到要求，尽量缩短室内的混响时间，要选用吸声系数较高的吸声材料。
由于会议时间随机性，所以室内应用人工冷光源，避免自然光。
常用灯具：三基色灯（色温3000-3500K）较为适宜。
照度：A：为了确保正确的图像色调及摄像机的白平衡，照度应不低于500lux,监视器、投影电视附近的照度为50—80lux,应避免直射光。
为灯光安装漫射透镜，可以使光照充分漫射，使与会者脸上均匀光照。
安装位置要求：三基色灯不直接照射到物体及与会者，而依靠天花板对灯光的反射、漫射照亮会议室。三基色光照比较均匀，色温比较适合，价格也比较便宜，综合来说都不错。只要有会议一定要配三基色，而且还是冷光源。
红外线同声传译系统：利用红外线传输进行语言分配。
红外线同声传译系统优点：
1、的保密性，墙壁可以阻止传播；
2、不受空间电磁波频率和工业设备的干扰；
3、红外传输传递信息的带宽较大，有的是通过语言来触发有的是通过手动来触发，建议采用手动触发比较好。
会议系统的保密性比较强的话，有一套中控系统是非常有必要的。
控制范围：
1、控制投影机开关、投影机亮度、对比度、色彩调整；
2、投影机播放信号源的切换；
3、对电脑、视频、音频智能型切换设备、实时控制电脑、视频、音频信号的相互切换等；
4、音响系统的音量大小进行控制；
5、对各种延时播放设备的控制，如DVD、录像机、影碟机等进行模拟原控制器各项功能的操作控制；
6、对屏幕、窗帘、空调等有红外线发射的设备都可以控制。